Impulsletter Q2 2017

„Alle profitieren von der Digitalisierung, nur wir nicht!“ – die Angst, bei der Digitalisierung zu spät zu kommen, geht in den deutschen Geschäftsführungen und Vorständen um. Getrieben auch durch immer unglaublichere Geschichten und schwer verständliche Konzepte, die von Tageszeitungen, Fachzeitschriften und nicht zuletzt auch Unternehmensberatungen kolportiert werden, stellt sich häufig die Frage: Was können wir denn ganz konkret im Unternehmen tun, um von der Digitalisierung zu profitieren? Ein Ansatz dazu ist die hier vorgestellte Robotic Process Automation (RPA – Prozessautomatisierung durch Robotik), die tatsächlich in jedem Unternehmen Anwendung finden kann.

Was versteht man unter Robotic Process Automation (RPA)?

RPA befähigt Unternehmen, klar vordefinierte und repetitive Prozesse, die heute von physischen Mitarbeitern ausgeführt werden, durch Software-Roboter ausführen zu lassen. Dadurch wird eine enorme Effizienz in Qualität und Kosten generiert.
Betroffene Prozesse sind z.B. sämtliche Excel-basierten Planungs- und Reportingaufgaben, wie sie in der Produktions-Planung oder im Supply Chain Management noch sehr häufig vorkommen, das Lesen und Scannen von pdf-Dateien, z.B. bei der Schadensabwicklung einer Versicherung oder auch der Vergleich von Daten aus unterschiedlichen Quellen, wie dies sehr häufig in Budgetierungs- und Reportingprozesse der Fall ist. Es sind aber auch weitaus komplexere Anwendungsfälle denkbar, z.B. bei Entscheidungsfindungen, die nach vorher bekannten Mustern ablaufen.
Im Vergleich zu vielen anderen Digitalisierungsansätzen sehen wir drei große Vorteile, die für die RPA als einen brauchbaren Ansatz sprechen:

1. RPA baut auf der existierenden IT Infrastruktur auf. Somit sind keine Änderungen an den existierenden Systemen notwendig.
2. Die Kosten- und Qualitätseffizienz ist messbar und generiert sofort bedeutende Vorteile für das Unternehmen.
3. Die Skalierbarkeit von RPA lässt einen Pilot/Roll-out-Ansatz zu und erlaubt damit eine risikooptimierte Steuerung der Einführung.

Wer kann RPA anwenden?

Zurzeit werden in sehr verschiedenen Branchen bedeutende Erfahrungen mit RPA gemacht und dies in den unterschiedlichsten Unternehmensfunktionen. Gute Beispiele sind aus unserer Sicht:

1. In der Energiewirtschaft die Verarbeitung von Zählerdaten, Tarifanpassungen und -wechsel von Endkunden, Kundenwechsel.
2. In der Industrie die Automatisierung der Eingaben, Analysen und Entscheidungen in ERP Systeme in der Produktionsplanung und im Supply Chain Management.
3. In der Telekommunikation die Neukundenaufnahme, das Bestellmanagement und das Qualitätsmanagement dieser Prozesse.

Darüber hinaus sind auch alle repetitiven Back-Office-Prozesse Kandidaten für RPA, z.B. das Kandidatenmanagement in HR Abteilungen oder der Zahlungsverkehr in Finanzabteilungen.

Wie groß sind die Vorteile von RPA?

Kostenvorteile sind nur ein Aspekt der Vorteile der Einführung von RPA. Diese liegen gegenüber low-cost-Standorten, in denen häufig große Teile der Shared-Service-Prozesse abgewickelt werden, bei bis zu 15%. Bei Prozessen in hochpreisigen Standorten wie Deutschland sind diese Vorteile entsprechend höher. Darüber hinaus entstehen weitere Vorteile durch RPA, z.B. in den Bereichen Dokumentierbarkeit und Compliance, was gerade bei Backoffice-Prozessen in bestimmten Branchen ein ausgewiesener Vorteil ist (Banken, Versicherungen, …).

Wie führt man RPA am besten ein?

Advyce empfiehlt eine Vorgehensweise in vier Schritten:

1. Als Einstieg empfiehlt sich eine RPA-Diagnose mit drei Schwerpunkten:
   • Analyse der RPA-Fähigkeit der Unternehmensprozesse u (Pilot/ Followers)
   • Analyse der technischen Voraussetzungen (IT) des Unternehmens und Auswahl passender technischer Lösungsanbieter
   • Ausarbeitung der Kommunikations- und Change-Management-Strategie für die Implementierung
2. Implementierung des RPA Pilotprojekts, um Konsistenz des Ansatzes und Einsparungspotenzial unter Beweis zu stellen
3. Roll-out auf die „Follower“-Prozesse
4. Aufbau und Implementierung eines Controlling-Cockpits für RPA

Die Praxis hat bewiesen, dass die Einführung von RPA mit einem Pilotprojekt auch die Begleitung durch ein konsequentes Change-Management vereinfacht.

Fazit

RPA erlaubt einen einfacheren Einstieg in die Digitalisierung mit schnell spürbaren positiven Effekten als zahlreiche andere Digitalisierungsansätze. Der Aufwand für die Einführung von RPA hält sich im Vergleich zu vielen anderen Digitalisierungsprojekten auch in Grenzen. Somit sollte jedes Unternehmen RPA als einen möglichen Optimierungsansatz in Betracht ziehen.

Marc Staudenmayer

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